Guide de l'administrateur Tizz

Partie 1 : Mise en route de l'administrateur

Liste de départ

Suivez ces étapes avant de déployer Tizz auprès de votre équipe :

Prérequis de l'administrateur

Microsoft 365 :

• Rôle Administrateur général ou Administrateur d'applications
• Abonnement Microsoft 365 actif
• Accès au portail Azure

Google Workspace :

• Rôle Super administrateur
• Abonnement Google Workspace actif
• Accès à la console d'administration Google

Partie 2 : Configuration des calendriers

Microsoft 365 (Outlook) - Configuration pour l'organisation

Étape 1 : Donner le consentement administrateur

1. Connectez-vous à Tizz avec votre compte administrateur
2. Allez dans Tools → Admin Connections
3. Dans la section Microsoft Outlook, cliquez sur Grant Admin Consent
4. Vous êtes redirigé vers la page de consentement de Microsoft
5. Vérifiez les autorisations demandées par Tizz :
   • Lire vos calendriers
   • Conserver l'accès aux données auxquelles vous lui avez donné accès
   • Vous connecter et lire votre profil
6. Cliquez sur Accepter pour accorder les autorisations à toute votre organisation
7. Vous êtes redirigé vers Tizz avec un message de réussite

Ce que cela fait

• Accorde l'accès aux calendriers à tous les utilisateurs de votre organisation Microsoft 365
• Les utilisateurs peuvent connecter leur calendrier Outlook sans approbation individuelle de l'administrateur
• Cette configuration se fait une seule fois par organisation

Dépannage Microsoft

Google Workspace - Configuration pour l'organisation

Étape 1 : Configurer la délégation au niveau du domaine

1. Connectez-vous à Tizz avec votre compte administrateur
2. Allez dans Tools → Admin Connections
3. Dans la section Google Calendar :
   • Copiez le Service Account Email indiqué
   • Copiez les OAuth Scopes listés
4. Ouvrez la console d'administration Google (admin.google.com)
5. Allez dans Sécurité → Commandes des API → Délégation au niveau du domaine
6. Cliquez sur Ajouter
7. Collez le Service Account Email dans le champ « ID client »
8. Collez les OAuth Scopes dans le champ « Champs d'application OAuth »
9. Cliquez sur Autoriser
10. Revenez dans Tizz et cliquez sur Test Connection pour vérifier

Ce que cela fait

• Permet à Tizz d'accéder aux agendas Google de tous les utilisateurs de votre domaine
• Les utilisateurs peuvent synchroniser leur agenda Google sans autorisation individuelle
• Cette configuration se fait une seule fois par organisation

Dépannage Google

Partie 3 : Règles, profils et pilote automatique dans votre organisation

Les règles appartiennent à chaque personne

Chaque personne a ses propres règles, dans la page Règles. Elles placent les réunions de cette personne dans Votre semaine, le pilote automatique et la synchronisation manuelle, dans les apps Outlook et Google. Il n'y a pas de règles pour toute l'organisation : ce que vous pouvez partager, c'est un ensemble de départ recommandé.

• Chaque liste se termine par Tout le reste, qui place les réunions qu'aucune autre règle ne prend. Recommandez un projet et une tâche « Général » ou « À revoir », ou Ne pas le saisir.
• Les règles sont lues de haut en bas et la première qui correspond l'emporte : les règles précises vont au-dessus des règles générales.
• Le guide de l'utilisateur (partie 4) explique en détail les conditions, les noms de tâche et l'aperçu en direct.

Un ensemble de départ à partager

Donnez à votre équipe une courte liste de règles à créer, par exemple :

Ce que chaque forfait comprend

Quand une organisation passe sous Premium, les profils de règles sont conservés mais seules les règles Par défaut de chaque personne sont utilisées, et le pilote automatique s'arrête. Tout revient avec Premium.

Profils de règles, pilote automatique et semaines envoyées

• Les profils de règles (Premium) sont aussi personnels : chaque personne peut garder plusieurs ensembles de règles et choisit celui qui lit son calendrier. Pratique pour qui passe d'un client ou d'un type de travail à l'autre.
• Le pilote automatique (Premium, app Outlook) envoie la journée de chaque personne à l'heure qu'elle choisit, avec les règles du profil qui lit son calendrier. Les jours avec des réunions sans projet sont retenus jusqu'à ce que la personne les place.
• Semaines envoyées liste les semaines envoyées de chaque personne, avec le profil de règles utilisé, et permet de retirer toute une semaine de Zoho avec Annuler la semaine. Seules les feuilles de temps envoyées par Tizz sont retirées.
• La synchronisation manuelle, l'ancien écran, est masquée par défaut. Chaque personne peut l'afficher depuis Paramètres → Écrans. Ses heures ne figurent pas dans Semaines envoyées.

Partie 4 : Administration du mode calendrier avancé

Activer le mode calendrier avancé

Prérequis :

• Abonnement Premium ou supérieur
• Niveau d'accès de l'utilisateur 3 ou plus
• Moteur d'association par IA actif

Niveaux d'accès :

Gestion des associations par IA

Suivre la qualité des associations

1. Allez dans Admin → Sync → Analytics
2. Consultez les indicateurs des associations par IA :
   • Taux d'acceptation
   • Scores de confiance moyens
   • Associations les plus fréquentes
3. Repérez les tendances dans les suggestions refusées
4. Ajustez les règles pour couvrir les cas fréquents

Bonnes pratiques pour les associations par IA

• Utilisez des règles pour les cas prévisibles
• Laissez l'IA traiter les événements ponctuels ou uniques
• Revoyez et corrigez régulièrement les suggestions de l'IA
• Chaque correction améliore les suggestions suivantes

Partie 5 : Gestion de l'abonnement

Voir les détails de l'abonnement

1. Allez dans Admin → Billing
2. Consultez les détails du forfait :
   • Type de forfait (Individuel/Organisation)
   • Niveau (Gratuit/Pro/Premium/Entreprise)
   • Cycle de facturation (mensuel/annuel)
   • Places attribuées/utilisées
   • Prochaine date de facturation

Gérer les places

Ajouter des places

1. Allez dans Admin → Billing
2. Cliquez sur Manage Seats
3. Ajustez le nombre de places
4. Vérifiez les frais au prorata
5. Cliquez sur Confirm

Retirer des places

1. Retirez d'abord les utilisateurs
2. Allez dans Admin → Billing
3. Cliquez sur Manage Seats
4. Réduisez le nombre de places
5. Le changement s'applique au prochain cycle de facturation

Avis de facturation

1. Allez dans Admin → Billing → Notifications
2. Configurez des alertes pour :
   • Les renouvellements à venir (7, 14 ou 30 jours)
   • La limite de places atteinte
   • Les seuils d'utilisation
3. Ajoutez les destinataires des courriels
4. Cliquez sur Save Preferences

Gérer plusieurs contacts de facturation

1. Allez dans Organization Settings → Billing Contacts
2. Cliquez sur Add Billing Contact
3. Définissez les autorisations :
   • Voir les factures seulement
   • Gérer les moyens de paiement
   • Modifier l'abonnement
4. Cliquez sur Add Contact

Contrôle du budget

1. Allez dans Organization Settings → Budget Management
2. Fixez des plafonds de dépenses mensuels
3. Configurez la mise en pause automatique quand le plafond est atteint
4. Mettez en place des approbations pour les changements de forfait
5. Cliquez sur Save Budget Settings

Partie 6 : Acheter un abonnement

Paiement

1. Allez dans Admin → Billing
2. Cliquez sur Choose Plan ou Change Package
3. Choisissez le type de compte et la taille de l'équipe (pour les organisations)
4. Comparez les forfaits et les prix
5. Cliquez sur Choose [nom du forfait]
6. Vérifiez votre choix sur la page de paiement
7. Cliquez sur Start Subscription
8. Terminez le paiement sur la page Stripe
9. Recevez la confirmation et revenez dans Tizz

Changements de forfait

Partie 7 : Sécurité et confidentialité

Données consultées

Tizz consulte :

• Les titres, heures et descriptions des événements du calendrier
• Les listes de participants et les informations sur l'organisateur
• L'adresse courriel et le profil

Tizz NE consulte PAS :

• Les courriels
• Les fichiers ou documents
• Les calendriers des autres personnes (seulement celui de l'utilisateur)

Conservation des données

• Les événements du calendrier sont traités en temps réel pendant la synchronisation
• Seuls des marqueurs de synchronisation sont écrits dans le calendrier (par exemple « ZP_SYNCED:12345 »)
• Aucune donnée de calendrier n'est conservée de façon permanente par Tizz
• Toutes les données sont chiffrées en transit et au repos
• Hébergement au Canada, avec une sécurité alignée sur SOC 2 Type 2

Retirer l'accès

Microsoft Outlook :

1. Allez dans Tools → Admin Connections
2. Cliquez sur Disconnect à côté de Microsoft Outlook
3. Ou allez sur https://myapplications.microsoft.com/ et retirez Tizz

Google Agenda :

1. Allez dans Tools → Admin Connections
2. Cliquez sur Disconnect à côté de Google Calendar
3. Ou allez sur https://myaccount.google.com/permissions et retirez Tizz

Partie 8 : Bonnes pratiques de déploiement

Avant le déploiement

1. Donnez le consentement dès la mise en route - configurez le consentement administrateur avant le déploiement à l'équipe
2. Testez avec un groupe pilote - essayez d'abord la configuration avec une petite équipe
3. Préparez un ensemble de règles de départ - une courte liste pour les réunions récurrentes de l'entreprise, que chaque personne crée dans sa page Règles
4. Documentez votre stratégie de règles - aidez l'équipe à comprendre le système

Communication aux utilisateurs

Expliquez aux utilisateurs :

• Comment connecter leur calendrier
• Comment créer leurs règles et, avec Premium, utiliser les profils de règles et le pilote automatique
• Où trouver de l'aide
• Les fonctions Premium auxquelles ils ont droit

Formation recommandée

1. Montrez aux utilisateurs comment créer leurs propres règles
2. Expliquez l'ordre de priorité des règles
3. Montrez l'option « Ne pas le saisir »
4. Parcourez Votre semaine : placer les réunions, envoyer, Annuler le jour et Annuler la semaine
5. Montrez Semaines envoyées et, avec Premium, les profils de règles et le pilote automatique

Entretien courant

Partie 9 : Dépannage

Problèmes de connexion des calendriers

Problèmes du mode calendrier avancé

Problèmes d'abonnement

Demandes de remboursement

• À faire dans les 14 jours suivant le paiement
• Allez dans Support → Billing Issues
• Indiquez le numéro de facture et la raison
• Les remboursements sont traités en 5 à 7 jours ouvrables

Partie 10 : Questions fréquentes des administrateurs

Q : Les utilisateurs ont-ils besoin de droits d'administrateur pour synchroniser leur calendrier ?
R : Non. Une fois le consentement administrateur donné (Microsoft) ou la délégation au niveau du domaine configurée (Google), tout utilisateur peut connecter et synchroniser son calendrier.

Q : Puis-je contrôler les projets dans lesquels les utilisateurs saisissent du temps ?
R : Les règles appartiennent à chaque personne : partagez un ensemble de règles de départ recommandé. Les projets dans lesquels une personne peut saisir du temps dépendent de ses autorisations dans Zoho Projects.

Q : Le pilote automatique envoie-t-il le même temps pour tout le monde ?
R : Non. Chaque personne active son pilote automatique (Premium, app Outlook), qui envoie sa propre journée avec les règles du profil qui lit son calendrier.

Q : Que se passe-t-il quand un utilisateur quitte l'organisation ?
R : Retirez sa place dans la gestion des membres de l'équipe. Le temps déjà saisi reste dans Zoho Projects.

Q : Puis-je voir ce que les utilisateurs saisissent ?
R : Les feuilles de temps apparaissent dans Zoho Projects, où vous pouvez les consulter par utilisateur, projet ou période.

Q : Comment passer d'un compte individuel à un compte d'organisation ?
R : Contactez le support depuis le centre d'aide. L'équipe de support migre les données sans perte. La facturation est ajustée au prorata.

Q : Puis-je donner des niveaux d'accès différents selon les utilisateurs ?
R : Oui. Le niveau d'accès d'un utilisateur détermine les fonctions disponibles. Le niveau 3 ou plus est requis pour le mode calendrier avancé.

Obtenir de l'aide

Pour les questions de facturation :

• Allez dans Admin → Billing
• Cliquez sur « Billing Portal » pour gérer les paiements

Pour l'aide technique :

• Courriel : support@tizz.app
• Indiquez le courriel du compte et une description du problème
• Les clients Pro et Entreprise reçoivent une aide prioritaire

Pour les questions commerciales :

• Forfaits Entreprise sur mesure disponibles
• Contactez l'équipe commerciale pour 100 places ou plus, ou pour des besoins particuliers
• Les clients Entreprise peuvent demander un gestionnaire de compte dédié